Faire venir un/des groupes ou faire un festival quand on est assoc, comment faire ?

Par Pitit Flo -TMP le 8/12/2002 à 0:28:16 (#2734409)

Bien voila une question que je me posais depuis quelques temps...
En effet, dans mon petit village de mon petit departement correzien, il ne se passe pas grand chose.
Oh quelques concerts de ci de la a Brive (pr ceux qui s'interressent au Rugby, ils connaitront) mais rien de bien fabuleux, il faut au mieux se depacer a Limoges pour voir quelque chose.
Pourtant cette ete, je suis allé au festival de Sainte Croix, en ardeche, a 45min/1h de route de Toulouse, un petit bled paumé de 200 âmes, pas toujours tres vivantes comme ames d'ailleurs, et pourtant....pourtant...

3 jours de folie, des animations theatrales, des spectacles comiques et musicaux, pour les grands et les tous petits, des ateliers, des roulottes, des animations qui se greffaient autour du festival sans que cela ne soit organisé, des groupes aussi fantastiques que les "Spook and the guay" ou "debout sur le zinc", des troupes de theatres reconnues adeptes du festival d'Aurillac...

Bref le bonheur...

Je me suis dis : Dieu mais pourquoi ne pas faire un ersatz de cela pres de chez moi ?
Pourquoi est ce que Las Patatas Espantadas ou les Wriggles ne passeraient ils pas par ici ?
Pourquoi n'avoir le choix qu'entre faire 200 bornes ou acheter un cd pour pouvoir sauter partout sur de la bonne musique festive ?

Bien sur, je n'ai pas la pretention de vouloir organiser un veritable festival mais juste avoir au moins une nuit musicale, avec plus de 3/4 groupes, et eventuellement 1 ou 2 animations autres que musicales...

Mais j'aimerai savoir : Comment s'y prendre ? Qui contacter ? Les artistes de ce style acceptent ils de participer a ce genre de choses en etant juste defrayés et pas remunérés ? Combien ca peut couter toute une organisation de ce genre ? Comment se faire financer ?


Bref autant de questions qui me passent par la tete...
Tout cela serait fait a partir de quelques associations loi 1901 evidemment...

Bref si vous avez deja fait ce genre de trucs, repondez moi !

Par kiralgrin le 8/12/2002 à 1:34:33 (#2734758)

mes parents ont été présidents d'une association a but caritatif,et organisait des concerts avec des artistes connus...

je leur demande demain et je t'envoie ca par mp ;)

ok,c'etait une association a but lucratif ,mais je pense que la démarche pour contacter des groupes doit etre sensiblement la meme pour tout le monde

Par Lothar le 8/12/2002 à 3:11:27 (#2735200)

Cher ami c'est ton jour j'allais justemment me coucher quand je suis tombé sur ton post .

Les organisations de concerts/festivals ca me connait car j'ai été 3 ans dans une association qu'en j'étais à la fac qui organisait des soirées/events/concerts un peu dans tout les styles (techno/rap/métal/rock/pop et autres) donc je peux te dire que je connais très très bien ce millieu (j'ai meme fait des animations de mariage c'est tout dire...)

Autant te dire tout de suite... tu rentres dans une galère pas possible :D surtout si tu as pas d'expérience .

Les festivals/soirées/concerts c'est bien l'endroit où s'applique le meiux la loi de Murphy de tout tourneras mal au pire moment :D

et autant te dire toute les soirées que j'ai fait il y a toujours eu un quack quelques part :D

Bon si tu m'a lu jusque là c'est que tu as le principal la motivation .

Alors je vais essayer de te faire un planning de ce qui faut faire pour bien réussir un évent .

Déjà te faut une équipe , seul c'est trop dur , tu risques de craquer mieux vaut etre 3-4 et des mecs sérieux (car un mec qui fait n'importe quoi genre oublier la son le jour du concert est un des pires cauchemar) et de préférence avec des compétences variées . Si tu pouvais réunir tout ce monde en association loi 1901 ce serait parfait

L'équipe réunie il te faut une idée et une date .
Pour l'idée fait simple une scène une soirée 3-4 groupe max un style de musique commence pas a voir trop grand et a tout mélanger tu ne t'en sortirais pas .

Pour la date un jour férié ou un w-e c'est bon , vérifie aussi que a cette date il y a pas d'autres évenement dans ta région et prend une date assez longtemps à l'avance car il y a du boulot .

Maintenant il faut que tu choissises de faire ca en interne ou externe les 2 ayant leur avantages et inconvénient .
externe : plus de mondes , plus d'espace , meilleur ambiance générale , plus facile d'attirer du monde mais c'est difficille a surveiller en raison de l'espace et tu es tributaire du temps s'il pleut et qu'il fait froid ca s'annonce très mal
intérieur : tu peux en faire une soirée privé , filtrer facile les entrées sorties etc , meilleur son souvent aussi .

Bon oki maintenant tu as l'idée en place , ca prend forme , tu peux attaquer la réalisation (pense a prévoir un planning et un agenda car tu va en avoir besoin )

1er les authorisations :
Tu as besoin de plusieurs autorisation droit d'organiser un rassemblement , droit de faire beaucoup de bruit , droit de diffusser de la musique , droit d'occuper les lieux .
Tout ca normalement tu dois en faire la demande auprès des autorités municipales a qui tu remet un projet en 1-2pages , normalement il devrait t'accorder ca sans trop de prob ( a noter que si tu fais ca dans une salle ou un café , ils ont souvent déjà des accords passés avec les autorités et en signant un contrat avec le tenancier tu seras couvert sur plusieurs choses a toi de voir les clauses du contrat)

Ensuite tu dois contacter la SACEM pour les droits d'auteur pour les prévenir que tu organises une soirée , ils vont te demander de payer un droit de diffusion et tu va devoir remplir des formulaires de diffusions après la soirée

Bon mettons les choses au clair tout de suite tu n'es pas obligés de faire toute ces démarches et tu peux organiser une soirée "sauvage" mais c'est a tes risques et périls , s'il y a un incendie de la casse ou pire ca va etre pour ta pomme .

2em : réunion de tout le nécessaire et ce que ca va couter (aieaie)
Autant te dire tout de suite les couts dépendent beaucoup de tes envies (activitée extérieur,spectacle,etc) , de la qualité que tu veux(tu veux un son moyen/bon ou excellent) , de tes relations (car tout ce que tes amis te preteront/donneront/feront pour toi seras de l'argent en moins à dépenser) et de ta capacité a négocier ton projet .
Voici a peu près une liste de tout ce que tu va avoir besoin pour organiser ta soirée et que tu devras te procurer (je mettrais quelques idées de cout entre paranthèse) :
-l'endroit ou faire la soirée soit un terrain + une scène soit un local(café,salle de concert,boite de nuit,etc ) à toi de voir comment tu le sens (si tu loue une salle de 50 personnes tu peux trouver ca entre 50 et 100 euros pour une salle de 700-800 personne compte dans les 1000 euros )

-la scène prend en quand meme une assez grande pour que le groupe puisse bouger (prix : on va dire au alentour de 125 euro)

-la sono (amplis , retour son , table , platine , cable ,micro,effet) tu peux faire dans le minimaliste comme dans le gigantissime (si tu prend au mini je dirais une petite table 2 bon amplis 2 micros cable + retour entre 125 et 250 euro en location , le plus cher qu'on ait claquer c'est en externe c'était 2000 euros)A noter que pour un bon son il te faudras bien plus que 2 amplis

Les lights : c'est facultatifs mais ca rajoute pas mal , quelques part , un strobo et c'est déjà nettment plus cool (prix 100 euros )bien sur tu peux faire les memes light que Johnny mais je crois que ton banquier risque de tirer la tete après

La sécurité : Indispensable , ne compte pas t'en passer c'est un suicide il faut qqun pour filtrer les emm***** car sinon tu risques de la casse ou alors de vols ou encore tu risques de voir des mecs dealers sous ton nez , prévois au moins 2 personnes solides c'est le strict minimum 1 à l'entrée et une autre qui fait un peu le tour pour voir si tout ce passe bien partout , si tu fais en extérieur tu risques d'avoir besoin de bcp plus de monde (attention ca coute cher la sécu donc si tu as des amis hésite pas je dirais pour un louer minimum 50 euros + les boissons et ca peut monter jusqu'a 200 euro ca dépend du professionalisme du mec )

La pub : affiche , flyers il en faut partout dans tout les endroits ou il y a du passage (lycée ,magasins,lieu de la soirée,etc) et il faut souvent repasser derrière car les pubs partent vite (pour la pub fait des photocopies noirs et blanc toute simple ca vaut rarement la peine de claquer plein de blé dans un flyers si les gens sont interressés ils viendront avec 100 euros tu devrais avoir assez de photocopies)
Contacte aussi les radios/TV locales ils te feront souvent le plaisir de te passer quelques pub gratos et si tu négocies bien le coup feront peut etre meme un petit reportage .

-assurances : facultative , ca peut toujours valoir le coup d'en prendre une selon la taille de l'événements (disons que si tu fais un truc pour 40-50 personnes ca en vaut pas trop la peine )

-bouffe-boisson : là le mieux c'est de faire un deal avec un magasin ou dun café et de négocier avec eux un emprunt , tu leur emprunte le jour de la soirée ce que tu penses avoir besoin et a la fin de la soirée tu lui paye tout ce qui a été consommé/entammé/cassé .
Généralement ils y trouvent leur compte

Autres : tu va avoir besoin :
de badges pour identifier l'équipe
de ticket et de cachet si tu fais payer l'entrée
d'un téléphone (pour etre en contact avec tout le monde)
d'un moyen de transport genre camionnette pour transporter le tout
de photocopies , feuilles vierges , crayon etc (budget entre 100 et 250 euros selon l'usage que tu en fait )
d'une équipe : pour gérer le tout (entrées,pour les boissons,pour indiquer le lieu de la soirée,etc)

Et last but not least les artistes :
Les artistes que ce soit un groupe , des DJs , des comiques ou autres tu va les payer selonleur réputation et le fait qu'il soit en tournées ou non (si tu les prend dans le cadre d'une tournée on te feras des prix ) .
Les prix sont très très variable si tu prend un groupe local ils viendront peut etre jouer gratuitement (mais leur payer leurs essences et leurs bouffes est la moindre des choses ) mais je sais essayer de te donner des prix indicatifs : (autant te dire que a part les petits groupes tu auras pas d'artistes gratos sauf si tu organise un truc humanitaire ou un truc de se genre ) amateurs : entre gratos et 150 euros , semi-pro entre 125 et 500 euros , pro d'une scène alternative national (genre groupe de rap ou DJ techno) entre 250 ét 1500 euros ,pro scène national (groupe pop) 500 à 2000 euros , pro scène international alternatif 1000 à 7500 euros pro scène international : 2500 euros à 25000 euros , Superstar : tu oublies :D (je parles en termes groupes/DJ car c'est ce que je connais le mieux pour d'autres types d'artistes j'ai moins les prix en tete )

3em les revenus :

Bon tu as vu les prix je te sens un peu déséspéré sur le coup tu es déjà en train de te demander si tout ton compte en banque va pas y passer mais voici qu'arrive ce qui nous intéresse : le cash !

Bon rapelle toi bien que tout ce que tu récupères c'est déjà ce que tu ne devras pas payer tu as un ami qui a un groupe invite le ou emprunte lui sont matos , un autre qui est ceinture noire de karaté prend le pour la sécu c'est toujours ca de gagner

Lorsque tes frais seront a peu près établis tu auras les moyens suivant pour les couvrir :

-les aides culturelle : n'hésite pas a faire des demandes de subside sous forme financières auprès de la municipalité voir du département avec un projet bien présenté ,détaillé avec qqun qui a un peu de baratin pour le défendre tu pourras surement arrivés a quelques chose la somme d'argent seras souvent très limitée mais s'ils trouvent ton initiatice intéressante et s'il pense que le coin pourrait avoir besoin d'animation tu pourrais obtenir pas mal de choses matériel (en vrac et selon les moyens disponibilité : un terain ou une salle ou organisé la soiré ,une scène , du matériel son , des barrières ,etc ca dépend vraiment beaucoup des myens des pouvoirs locaux et de la solidité du budget par ex si tu montes un jour un gros gros truc la municipalité pourrait meme te "preter" un ou deux agent de police pour aider a surveiller l'évenement)
N'hésite pas a taper les responsables culturels du département surtout si les artistes sont "du terroir" ils aiment bien mettre la culture locale en lumière .

Les sponsors : locaux : tu peux proposer aux commercants locaux de faire leur publicité sous forme d'affiches ou de petits flyers distribué a l'entrée ou avec des logos sur les affiches , selon ta capacité a négocier tu peux recevoir entre 15 et 125 euros ou alors obtenir des prix (par ex pour tes photocopies) et ce par commercant
nationaux : si tu fais un gros "event" genre tu invite au moins un groupe relativemment célèbre tu peux a ce moment là te faire sponsoriser par des grosses boites (par certains marchands de boissons au cola ) et là tu peux obtenir vraiment pas mal de cash entre 250 et 1500 euros par sponsort (mais là on joue plus vraiment dans la meme catégorie "d'évent")

Les entrées : tu peux faire payer l'accès si tu n'a que des petits groupes/artistes locaux je te conseillerais de laisser tomber sinon personne ne va venir par contre c'est normal de faire payer si un groupe/DJ connu se pointe car les fans risque de rappliquer donc regarde un peu les prix des concerts/soirée ou ce groupe/DJ passe et essaye de te baser la dessus pour faire ton prix et demande un peu a ton entourage s'il serait pret a payer se prix pour venir voir le spectacle .

La bouffe-boisson : alors là c'est la meilleure partie car tout le monde a toujours faim et soif pendant un spectacle donc c'est ici que tu va engranger le plus d'argent , il te suffit de voir cb tu achètes tes bouteilles et de voir cb on te fait payer un verre en boite pour te rendre compte de la marge de bénéfice , dis toi aussi que en 4-5 heures une personne va boire 3-4 verres et manger quelques choses et tu te rendras compte que ca peut beaucoup rapporter par personne .La encore regarde un peu les prix moyen pratiqué lors des events (pas en boite là c'est hors de prix) pour te faire une idée des tiens .
Sache que si tu te débrouille bien tu peux couvrir tout rien qu'avec les boissons et la bouffe !

les autres ventes : Tu peux négocier avec des commercants locaux , des emplacements ou ils pourront vendre leur produit (par ex si tu fais un concert tu pourrais demander au magasin de CD local de venir vendre des CDs ce jour là ).
La encore c'est a toi de négocier selon la taille de la soirée soit tu fais un forfait soit tu lui demande un poucentage sur les ventes

Voila c'est comme ca que tu ferras rentrer de l'argent .

Sache que selon tes capacités a tout bien gérer soit ca rapporteras un bénéfice non négliegeable soit ca te ferras très mal au compte tout dépend si tu as pas vu trop grand , si tu a fait ton max pour rendre l'évent intéressant et si tu as fait le maximum de pub possible

Pour terminer quelques trucs en vrac :

Pour contacter les artistes plusieurs possibilités :soit tu passes par le label ce qui est un peu long soit tu te procures ou l'adresse de l'agent ou l'adresse de contact de l'artiste (plusieurs moyen soit tu téléphone au label ,soit tu connais qqun du millieu concerné qui peut filer les adresses ou alors tu cherches soit en regardant sur les CDs , dans les magazines ou plus simple s'ils ont sur leur site internet) et tu leur écrit une petite lettre (ou un petit E-mail) te présentant toi , ton association , ton projet et ta date et tu leur demande de te recontacter avec leurs conditions pour qu'ils viennent chez toi (mais ca m'étonnerait que Madonna viennent jouer chez toi ...)

Pour l'enchainement des artistes prévoie des break assez long si le groupe 1 arrete de jouer a 20H00 et quet le 2doit etre sur scène à 20H05 au moindre retard du groupe 1 tu va te retrouver avec un décalage sur tout les autres groupes donc prévoit large

Pense a prévoir un coin artiste ou ils pourront se reposer , manger et ou on pourras surveiller leur matos

Fait une liste de tout ce que tu as besoin et arrange toit pour que tout soit là a l'avance , rien de plus bete que de se rendre compte une demi heure avant le soirée que la sono est pas là (et ca arrive + souvent qu'on ne pense)

Au cas ou tu sens que la situation tourne très mal (genre bande de casseur qui débarque)et que tu sens que tu va pas savoir la gérer phone immédiatement a la police car si tu attend trop ca risque de faire du dégats .

Vérifie tout bien avant pendant et après la soirée , t'es pas là pour regarder le spectacle mais pour assurer que tout ce passe bien

N'oublie pas de remercier tout ceux qui t'on aidé/sponsorisé ca les motiveras a t'aider la prochaine fois

Essaye de penser à tous ce qui pourrais ne pas aller (météo,plainte des voisins contre le bruit , lieu pas facile d'accès ,etc) et vois comment tu pourrais réagir , si tu commence a y penser 2 heures avant tu ne va jamais t'en sortir

A la fin de la soirée fais une liste de ce qui a marché pas marché ca te serviras si tu recommence un jour ...

Voila je t'ai dresser le topo , j'ai été long je sais (d'ailleurs tout les forumistes se sont endormis devant mon texte) et pourtant je suis sur d'avoir oublier la moitié .
Donc ne stresse pas c'est un truc qui vient avec la pratique
J'éspère avoir pu un peu t'éclairer sur la facon de faire ca , si tu as d'autre question hésite pas
et remember show must go on .

Par Scany Jad le 8/12/2002 à 10:18:07 (#2735680)

Bon Lothar a bien expliquer la majeur partie de la mise en place , mais j'aimerais apporter ma pierre a l'edifice ...

Je m'occupe egalement de ce genre de chose , meme si je suis plus employer pour la securite et la mise en place de la sono , ligth , montage chapitaux , animations ect ... je vois quand meme le systeme administratif ( car de toute facon tout cela se fait avant )

Si je peut me permettre un conseil :

Nous realisont depuis un moment ce que nous appellons les americans days , a savoir c'est une journée qui a pour but de faire venir des enfants pour leur faire decouvrir tout les sports americains ( en grosse partie : base ball , foot americain , hockeys , ect .... mais bien d'autre activiter velo , chateau gonflable , chevaux ect .... )

Cela a pour but de les inities a tout les sports gratuitement ( pour eux ) mais pour nous , ca nous coute bonbon ( materiel , personnel , ect .... ) pour remedier a cela , nous faisons une soirée a un autre moment pour justement rentrer l'argent qui permettras de realiser cette journée pour les enfants ...

Donc au depart ne vise pas trop haut et surtout n'essaye pas de cumuller ces 2 genres de choses car ce sera la prise de tete assurée ....

Il faut que tu donne la responsabilite de chaque chose a chaque personne , chacun son propre role sinon tu va au devant des ennuis et du cafarnaum ....

Responsable bar , responsable entree , responsable sono et light , ect .... car si tout le monde s'occupe de tout ca va etre un vrai bordel ....

POur commencer , essaye de faire une tite soirée privée 100 -150 personnes , sans personnalites ou chanteur connu ... une soirée comme ca pour que tu puisse tater un peu l'ambiance de ton village ....

Mais a toi de bien calculer pour pouvoir viser le plus de personne possible ( tranche d'age et ca c'est le plus dur )

Sur ce , bonne chance et pense au aspirine ;)

Par Pitit Flo -TMP le 8/12/2002 à 11:16:49 (#2735869)

Merci merci beaucoup de ces conseils, ca me promet de beaux moments d'arrachage de cheuveux en perspective :D


Et sinon, je me disais, pour faire venir un groupe pour une soirée concert (avec eventuellement une premiere partie), si c'est un groupe qui a l'habitude d'etre sur scene et de tourner un peu partout, viennent ils avec leur propre matos et propres ingenieurs du son et tout le tralala ? Ou viennent ils en disant : Il nous faut ca ca et ca ?

Je sais que ca doit varier mais je parle en general pour les groupes assez connus sur une certaine scene peu developpée (genre ska etc.. par peu developpé j'entends juste que ce n'est pas le genre de musique qu'on voit a la tele ou qu'on entend a la radio...)

Par Scany Jad le 8/12/2002 à 13:53:21 (#2736818)

Provient du message de Pitit Flo -TMP
Merci merci beaucoup de ces conseils, ca me promet de beaux moments d'arrachage de cheuveux en perspective :D


Et sinon, je me disais, pour faire venir un groupe pour une soirée concert (avec eventuellement une premiere partie), si c'est un groupe qui a l'habitude d'etre sur scene et de tourner un peu partout, viennent ils avec leur propre matos et propres ingenieurs du son et tout le tralala ? Ou viennent ils en disant : Il nous faut ca ca et ca ?

Je sais que ca doit varier mais je parle en general pour les groupes assez connus sur une certaine scene peu developpée (genre ska etc.. par peu developpé j'entends juste que ce n'est pas le genre de musique qu'on voit a la tele ou qu'on entend a la radio...)

Ben d'habitude , ils prefereront venir avec leur propre matos et regisseur son ....

Mais vaut toujours mieux prevoir quelqu'un qui s'occupe de ca au cas ou ....

Mais tout ca est bien sur a s'arranger avant avec eux ....

Mais prevoit toujours du matos , des cablages electriques ect ....

En faite ce qui faut , c'est se preparer toujours a l'imprevu et a l'improbable car c'est toujours justement ce dont tu possede pas , que tu va avoir besoin ....

Par Tauren Rayloth le 9/12/2002 à 16:43:32 (#2744859)

a rajouter si tu fais ac en exterieur : location de barrieres Vauban pour cloturer l'enceinte ( genre un champ, un campus ou autre) sinon tu ne seras pas assuré.
Pareil pour la Sécu, il faut absolument passer par une boite de sécu qui en general compte 1 agent pour tant de personnes selon le type de manifestation et que ce genre de boites refusent en general d'avoir des "amateurs" dans leurs rangs auniveau secu.

Pour les groupes, normalement ils t'envoient un devis avec ce dont ils ont besoin comme Sono et comme boissons et autres petits avantages Backstage.